Archivo definitivo

Archivo definitivo

En materia archivística, el quehacer disciplinario y la experiencia profesional van delineando los vínculos que existen entre la documentación y las actividades que realizan las instituciones, ya sea en forma individual o en el contexto del trabajo organizado. El concepto de “valor documental” es un elemento esencial en torno al cual se desarrolla la actividad archivística y donde los documentos están sujetos a un ciclo de vida determinado. A este respecto podemos distinguir dos clases de valor documental: a) el valor primario, que representa el valor informativo concreto e inmediato de todo documento que se genera como producto de un proceso, actividad o circuito de trabajo, y que generalmente es el resultado del inicio y término de un asunto respondiendo a aspectos operacionales, prácticos, sirviendo muchas veces como elemento de prueba y verificación; b) el valor secundario, que es el valor de conservación y preservación del documento en el transcurso de su vida y que está encaminado a su utilización como antecedente e información de investigación.

La documentación ha sido desde siempre el producto que refleja el quehacer de las instituciones; es ahí donde gira tanto la teoría como la práctica de la actividad archivística. Pero otras técnicas florecientes han hecho su arribo al alero de esta disciplina. Es el caso de la Gestión Documental, al respecto (Lodolini1993) señala que “durante la década del 50 comenzaron las primeras acciones de carácter práctico y luego se desarrolló en la literatura norteamericana el concepto de Record Management”. Al término de la Segunda Guerra Mundial, esta metodología fue empleada para organizar la información documental acumulada por el Estado; posteriormente dio el impulso para mejorar los aspectos administrativos en la generación de la documentación publica en los Estados Unidos. (Ruiz Rodríguez1995) explica que “la Gestión Documental comprende el ciclo de vida completo de la documentación, desde su producción hasta la eliminación final o su envío al archivo para su conservación permanente evitando lo innecesario.”

Para comenzar nuestro trabajo sobre Gestión Documental es necesario determinar en primer lugar qué es lo que constituye un archivo. Especialistas en el tema, como Elio Lodolini, Antonio Heredia y Manuel Romero Tallafigo, plantean como elemento sustantivo que el recurso documental, así como el soporte que contiene la información son la materia principal para el tratamiento archivístico. Según este punto de vista, una definición adecuada sería la de (Ramos Jimenez1999) “el archivo deberá reunir el conjunto de documentación, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, que es producido, recibido por cualquier persona física o moral o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad o conservada por su creador o sucesor para su propia necesidad tramitado y dispuestos en un archivo.” Además, podríamos agregar la disponibilidad para su uso en el transcurso de su ciclo de vida.

Otro elemento importante que debe estar presente a la hora de entender el proceso de generación o producción documental en el contexto organizacional, que siempre hay un producto o acción con un propósito definido donde la documentación es un testimonio de lo que un proceso de trabajo debe alcanzar. Por ejemplo el objetivo de una empresa dedicada a la venta de aditivos para alimentos cárneos no es mantener expedientes detallados de sus clientes, sino diseñar la mejor estrategia de venta para aumentar su cartera de clientes y captar la opción de compra de potenciales clientes; el papel de la documentación es dar soporte a la actividad, generando un subproducto que apoye el curso de las acciones comerciales de la empresa. En términos globales podemos afirmar que la documentación comienza a estructurarse en la medida que las actividades de la organización se van desarrollando de manera sistemática. Es necesario recalcar que la Gestión Documental no sólo esta llamada a intervenir la documentación, sino a actuar al interior de la organización en los ciclos documentales.

Tenemos entonces que el trabajo de Gestión Documental es la acción que comienza a realizarse en el nivel primario de la generación documental, entendiendo esta acción como la relación que se debe producir en las áreas y actividades de trabajo de la organización, que comprometa de alguna forma la generación de documentos y la participación sistemática del profesional archivero.

Galería de Imágenes